FORDERUNGSAUSFALL – WAS TUN?

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FORDERUNGSAUSFALL – WAS TUN?

Erfahrungen mit verspäteten Zahlungen oder einem kompletten Forderungsausfall haben vermutlich so gut wie alle Unternehmer. Für die eigene Firma kann beides existenzbedrohend werden. In einem gewissen Umfang können Sie sich davor bereits im Vorfeld durch eine sorgfältige Auswahl und Bewertung Ihrer Kunden schützen. Wenn ein Forderungsausfall eintritt, ist aktives Handeln wichtig, um den Schaden von Ihrem eigenen Unternehmen abzuwenden.

Forderungsausfälle – Alltag für deutsche Unternehmen

Der erste und wichtigste Schritt, um einen Forderungsausfall zu vermeiden, ist ein professionelles Kunden- und Rechnungsmanagement. Am Anfang einer Kundenbeziehung sollte immer eine Bonitätsprüfung stehen. In der Regel befinden sich Unternehmen in der Lage, dass sie Produkte und Dienstleistungen vorfinanzieren und durch einen Auftrag außerdem eigene Kapazitäten binden. Wenn ein Kunde später nicht bezahlt, verlieren sie hierdurch somit in zwei Dimensionen bares Geld: Durch den Forderungsausfall selbst sowie durch die Tatsache, dass während eines laufenden Projektes möglicherweise keine anderen Aufträge angenommen werden können.

Optimal ist, wenn Sie ebenso wie eine Bank ein Kundenrating praktizieren. Kunden mit nachweislich guter Zahlungsmoral erhalten andere Konditionen und Zahlungsziele als Neukunden oder Kunden, bei denen bereits Zahlungsschwierigkeiten aufgetreten sind. Auch die Bonität Ihrer Bestandskunden sollten Sie regelmäßig überprüfen. Oft deuten auch andere Warnzeichen darauf hin, dass sich ein Unternehmen in einer wirtschaftlichen Schieflage befinden könnte: Rechnungen werden grundsätzlich zu spät bezahlt, Ihr Ansprechpartner in der Firma - für Sie als Unternehmer oft der Chef persönlich - ist nicht oder nur noch schlecht erreichbar, die Fluktuation der Mitarbeiter Ihres Kunden hat deutlich zugenommen. Bei größeren und längerfristigen Projekten sind Anzahlungen und regelmäßige Zwischenrechnungen sinnvoll, um das Risiko für einen Forderungsausfall gering zu halten.

Forderungsausfall verhindern - durch professionelles Kundenmanagement

Angesichts drohender Krisen sehen sich Unternehmer oft nicht nur mit Restrukturierungserfordernissen konfrontiert. Sie müssen sich auch mit der öffentlichen Meinung auseinandersetzen. Hier heißt es oft, dass es ihnen nur ums Geld gehe, dass sie ihrer sozialen Verantwortung nicht nachkämen und Hunderte zulasten ihrer eigenen wirtschaftlichen Fehlentscheidungen in eine unsichere Zukunft entließen.

Da ist es kein Wunder, dass sich Unternehmer oft schwer damit tun, sich von ihren Mitarbeitern zu trennen. Ob sie beispielsweise wegen ungünstiger Marktbedingungen keinen hinreichend schwerwiegenden Anteil an der Negativentwicklung hatten, ist oftmals nicht mehr von Belang.

Fakt ist aber, wenn ein Unternehmer wegen vieler Mitarbeiter scheitert, spielt es keine Rolle, ob er aus sozialen Gründen oder wegen fehlender Durchsetzungsfähigkeit nicht entlassen hat. Das Gesetz sieht im Sanierungsfall keine Belohnung oder Milde dafür vor.

Forderungsmanagement beginnt mit der Rechnungstellung

Das Forderungsmanagement Ihres Unternehmens beginnt mit der Rechnungstellung. Vor allem in kleineren Firmen treten hier bereits oft Probleme auf. Ihre Rechnungen sollten direkt nach der Leistungserbringung an den Kunden gehen und mit einem konkreten Zahlungsziel versehen sein. Wenn dieses Zahlungsziel mit einem exakten Datum verbunden ist, kommen säumige Kunden bei Überschreiten dieses Stichtags automatisch in Verzug.

Richtig mahnen - und die nächsten Schritte

Wenn eine Rechnung innerhalb der gesetzten Frist nicht bezahlt wird, müssen Sie sehr wahrscheinlich nicht sofort mit einem Forderungsausfall rechnen. In vielen Fällen schafft eine Mahnung diese Sache aus der Welt. Wichtig: Rein rechtlich sind Sie zu einer Mahnung nicht verpflichtet. Sobald ein Kunde mit einer Zahlung in Verzug geraten ist, besitzen Sie das Recht, juristische Schritte einzuleiten - die Kosten für den Anwalt und gegebenenfalls das Gericht muss der säumige Zahler tragen. In der Praxis ist jedoch ein abgestuftes Mahnverfahren üblich. Auf ein freundliches erstes Mahnschreiben folgt eine sogenannte verschärfte Mahnung. Um die Forderung doch noch zu erhalten, kann auch ein Anruf bei dem betreffenden Kunden sinnvoll sein: Falls dieser aktuell in Zahlungsschwierigkeiten ist, hilft möglicherweise eine Ratenzahlung weiter - allerdings nur, wenn das Geld dann auch tatsächlich auf Ihrem Konto eingeht.

Wenn Sie mit einer oder mehreren Mahnungen nichts erreichen, müssen Sie davon ausgehen, dass es sich bei diesem Kunden um einen Forderungsausfall handeln könnte. Die nächsten Schritte - das Einschalten eines Anwalts oder der Antrag auf einen gerichtlichen Mahnbescheid - sollten dann ohne Zeitverzug erfolgen. Einen Mahnantrag beim zuständigen Gericht können Sie auch ohne anwaltliche Unterstützung stellen, müssen dann jedoch dafür sorgen, dass Ihr Schreiben keine Formfehler enthält. Wenn Sie durch Ihren Anwalt und/oder einen gerichtlichen Mahnbescheid bei Ihrem Schuldner nichts erreichen, folgen darauf ein gerichtliches Mahnverfahren und gegebenenfalls die Zwangsvollstreckung.

Forderungsausfall durch Insolvenz des Kunden

Ein Sonderfall sind Forderungsausfälle durch eine Insolvenz auf Kundenseite. Als Insolvenzgläubiger müssen Sie Ihre Forderungen gegenüber dem Insolvenzverwalter geltend machen. Dabei kann es um eine einfache Forderungsanmeldung, aber auch um Sicherungsrechte oder die Inanspruchnahme von Aufrechnungsmöglichkeiten gehen. Ihre Forderungen melden Sie, sobald Sie Kenntnis von der Insolvenz bzw. der Eröffnung des Insolvenzverfahrens haben, schriftlich an.

Hilfe gegen Forderungsausfall - durch Inkasso oder Factoring

Um einen Forderungsausfall abzuwenden, ist oft das Einschalten professioneller Dritter zu empfehlen. Dabei kann es sich um Inkassobüros oder sogenannte Factoring-Anbieter handeln. Studien zeigen, dass sich weit über 50 Prozent der säumigen Zahler ohne gerichtliches Mahnverfahren für die Begleichung einer offenen Forderung entscheiden, sobald ein Inkassobüro aktiv wird. Eine andere Möglichkeit, offene Forderungen einzutreiben, besteht in der Zusammenarbeit mit einem Factoring-Institut. Diese lässt sich unterschiedlich ausgestalten:

  • Sie können alle oder einen Teil Ihrer Rechnungen an den Factoring-Anbieter verkaufen und erhalten 60 bis 80 Prozent der Rechnungssumme direkt ausgezahlt. Der restliche Betrag abzüglich der Gebühren für das Factoring wird an Sie überwiesen, wenn das Factoring-Unternehmen Zahlungseingang zu verzeichnen hat. Ihre eigene Liquidität können Sie hierdurch schnell und wirksam sichern. De facto übernimmt Ihr Factoring-Partner das Forderungsmanagement
  • Alternativ bieten die Factoring-Institute ihren Kunden auch Full-Service-Factoring an. Hierbei werden Forderungen, Ausfallrisiken, Inkasso und gegebenenfalls die komplette Buchhaltung an das Factoring-Unternehmen übertragen. Alternativ sind auch Teilservice-Lösungen möglich, so dass Sie beispielsweise Ihre Buchhaltung weiterhin selbst betreiben. Gegenüber Ihren Kunden kann das Factoring-Institut offen oder verdeckt agieren. Im zweiten Fall behalten Sie auch im Hinblick auf Rechnungsfragen die Steuerung Ihrer Kundenbeziehungen in der Hand

Forderungsausfall aus steuerlicher Sicht

Bei zweifelhaften Forderungen oder einem mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit uneinbringlichen Forderungsausfall haben bilanzierende Unternehmen die Möglichkeit, gegenüber dem Finanzamt eine Forderungsabschreibung vorzunehmen. Bei voraussichtlich einwandfreien Forderungen, die mit Zahlungsverzögerungen und Mahnungen verbunden sind, sind ebenfalls steuermindernde Wertberichtigungen gegenüber dem Finanzamt vorgesehen. Möglich sind solche Wertberichtigungen im Hinblick auf die Ertrags- und auf die Umsatzsteuer. Das Finanzamt verlangt dafür eine ausführliche Dokumentation der betreffenden Forderungen oder eines Forderungsausfalls.

Fazit

Zu spät bezahlte Rechnungen und ein Forderungsausfall können auch für Ihr eigenes Unternehmen existenzbedrohend werden. Um das Risiko dafür gering zu halten, ist ein professionelles Kunden- und Forderungsmanagement unabdingbar. Durch aktives Handeln und gegebenenfalls die Hilfe externer Experten lässt sich ein Forderungsausfall jedoch auch in akuten Problemlagen häufig noch verhindern.